Procuration pour vos démarches au Portugal : consulat, notaire local et apostille

Vendre un terrain, faire un partage, régler une question auprès des Finances : quand on vit hors du Portugal, on a presque toujours besoin, à un moment donné, de quelqu'un qui nous représente sur place. L'outil pour cela, c'est la procuration.

Une procuration bien rédigée épargne des voyages, des jours de congé et de l'argent. Une procuration mal rédigée est refusée chez le notaire ou au registre le jour même, et oblige à tout recommencer.

Ce qu'une procuration ne règle pas. Certains actes ou certaines déclarations ont un caractère personnel. Pour la habilitação de herdeiros (l'acte portugais qui atteste la qualité d'héritier), par exemple, engager et préparer la demande par un mandataire ne remplace pas les déclarations personnelles sur lesquelles elle repose. Il faut vérifier les exigences de chaque acte.

Où signer la procuration

Il existe deux voies principales.

Au consulat du Portugal. Les consulats peuvent établir des procurations valables au Portugal, en portugais, sans apostille ni traduction. L'inconvénient est qu'il faut souvent prendre rendez-vous longtemps à l'avance et que le consulat peut être éloigné.

Chez un notaire local, avec légalisation lorsqu'elle est exigée. La procuration est signée dans votre pays de résidence, dans la forme adaptée à l'acte visé au Portugal. L'apostille, lorsqu'elle s'applique, certifie l'origine du document, mais elle ne corrige pas des pouvoirs insuffisants et ne garantit pas sa validité sur le fond. La nécessité d'une traduction est vérifiée séparément. La France, la Suisse, le Luxembourg, les États-Unis et le Canada sont parties à la Convention Apostille.

Aux États-Unis, par exemple, un notary public a des fonctions très différentes de celles d'un notaire portugais. Dans tous les cas, le plus sûr est d'apporter un texte de procuration déjà préparé au Portugal pour l'acte envisagé.

Ce qui doit y figurer et les erreurs les plus courantes

Une procuration pour des biens immobiliers ou une succession doit respecter la forme et les pouvoirs exigés pour l'acte. Lorsqu'une intervention notariale est nécessaire, la loi prévoit, selon le cas, un acte authentique, un document avec reconnaissance de l'écriture et de la signature en présence du notaire, ou un document authentifié. Certaines procurations, y compris celles conférées aussi dans l'intérêt du mandataire ou d'un tiers, exigent une forme spécifique.

Ce qui doit être clairement identifié :

• qui donne les pouvoirs et qui les reçoit, avec les données d'identification et le numéro fiscal portugais (NIF) ;
• les biens concernés, lorsque la procuration vise une opération précise ;
• les pouvoirs nécessaires au dossier : vendre, partager, signer le compromis de vente (contrato-promessa), s'occuper des enregistrements et des questions fiscales. Le pouvoir de recevoir le prix ne doit être accordé que si le client le souhaite, avec les conditions adaptées.

Les erreurs que nous voyons souvent :

• des procurations trop générales, qui ne donnent pas les pouvoirs pour l'acte que l'on veut accomplir ;
• l'absence des pouvoirs pour les actes visés, comme signer le compromis de vente ou recevoir le prix lorsque cette autorisation a été choisie ;
• le mandataire intervient aussi en son nom propre ou représente des intérêts opposés, sans l'autorisation légalement nécessaire pour contracter avec lui-même ou pour la double représentation ;
• des documents étrangers sans la légalisation ou la traduction effectivement exigibles ;
• des noms écrits différemment de ce qui figure dans les registres portugais.

La règle est donc simple : on définit d'abord ce que l'on va faire au Portugal, on prépare ensuite la procuration sur mesure, et seulement alors on la signe.

Une procuration qui fonctionne du premier coup

Chez MGPS International, nous préparons des procurations pour des clients établis en France, en Suisse, au Luxembourg, aux États-Unis, au Canada et dans d'autres pays. La démarche est simple :

1. Nous échangeons avec vous sur ce que vous devez régler au Portugal.
2. Nous vous envoyons le texte de la procuration, prêt à être présenté au consulat ou au notaire, avec les instructions pour votre pays.
3. Nous vérifions l'apostille et la traduction, si elles sont nécessaires.
4. Une fois la procuration au Portugal, nous nous occupons du dossier et vous tenons informé.

Vous devez régler une affaire au Portugal sans voyager ? Faites le diagnostic initial et dites-nous ce que vous souhaitez faire. Nous vous indiquons si une procuration suffit dans votre cas et nous préparons le bon texte.

Cet article a un caractère informatif et ne remplace pas l'analyse de votre cas.